업무 효율을 높이는 스마트워크 Tool


지난해 2월 근로기준법 개정안이 국회를 통과하고, 2018년 7월부터 종업원

300인 이상의 사업장과 공공기간을 대상으로 주 52시간 근무제가 시행되었다.

시행 이 후 야근을 지양하고 워라밸(work and life balance)을 추구하는 문화가 자리잡고 있다.

각 기업들은 짧아진 근무시간에 따른 업무량에 관해, 절대적 양을 줄일 수 없다면 업무의 효율을 극대화 할 수 있는 Tool들을 도입하기 위해 움직이고 있다.

이미 해외에서는 2010년 이후 스마트 워크 툴을 활발히 사용하고 있으며, 그 효과도 입증되고 있다.

맥킨지에 따르면, 일반적 지식 근로자는 하루 8시간의 근무 시간 중 단 40%만 본인의 업무에 집중하고, 나머지는 정보탐색, 회의, 커뮤니케이션 등에 시간을 보낸다고 한다. 협업 툴을 사용할 경우 기회비용을 최소화하여 생산성을 향상시켜, 결과적으로 매출을 11.7%가량 증가시키고 커뮤니케이션 비용과 출장 비용 등을 78%가량 절감하는 것으로 나타났다.

유연하고 빠른 소통을 강조하는 현재 패러다임에 맞는 ‘협업 툴’로써 필요한 기능에 대해 살펴본다면,



"기업에서 일어나는 업무 실수의 50% 이상은 커뮤니케이션 오류에서 일어난다."


1. 바로 확인하고 피드백할 수 있는 데이터 댓글 기능


각 데이터에 의견을 남길 수 있는 자체 기능

대부분의 기업에서 일어나는 업무 실수의 50%이상은 커뮤니케이션 오류에서 일어난다고 볼 수 있다. 명확한 의사 전달, 데이터의 훼손 및 혼재로 인한 커뮤니케이션 오류 등을 해결할 수 있는 기능이 필요하다.

클라우다이크는 원본 데이터를 훼손하지 않고 자체기능으로 의견을 남길 수 있기 때문에 데이터를 보존할 수 있으며, 다 수의 데이터를 공유하여 의견을 남겨도 헷갈리지 않기 때문에 명확한 의사전달을 할 수 있다.




"데이터 공유와 관련한 시간 · 비용을 최소화하기 위한 방법"


2. 클라이언트와 문서, 자료를 공유할 때 꼭 필요한 업로드 전용 공유 기능


업로드 전용 폴더 공유

과거에 영상 제작을 의뢰하거나 디자인 결과물과 같은 데이터를 받아보기 위해선 퀵을 이용하여 USB메모리를 전달 받거나 웹하드를 사용해야 했다. 당연히 작업 일정을 제외한 송수신 일정까지 포함하여 업무를 진행해야 했으며, 보안, 데이터 훼손 등 다양한 문제에 직면할 수 밖에 없었다.

클라우다이크는 이러한 데이터 공유와 관련한 시간 · 비용을 최소화하기 위한 방법으로 업로드 전용 폴더 기능을 제공한다.

업로드만 가능한 폴더에 대한 링크 공유 기능은 출판업, 프리랜서, 에이전시 등에서 효과적으로 사용할 수 있는 기능이라 할 수 있다. 불특정 다수에게 데이터를 전달 받을때 로그인 없이 데이터를 업로드할 수 있으며, 권한을가지고 있는 사용자만 업로드된 파일을 열람할 수 있기 때문에 데이터 유출에 대한 걱정도 없다.




"이제 퇴근 후는 물론 쉬는날에도 업무를 처리하거나, 반대로 직장에서 개인적인 일을 처리하고 사적인 대화를 하는 것이 흔한 일이 되었다"


3. 대용량 영상/이미지 파일을 언제, 어디서나 확인할 수 있는 미리보기 기능


클라우다이크 반응형 웹 서비스

모바일 혁명은 업무시간과 개인시간의 경계를 흐릿하게 만들었다. 이제 퇴근 후는 물론 쉬는 날에도 업무를 처리하거나, 반대로 직장에서 개인적인 일을 처리하고 사적인 대화를 하는 것이 흔한 일이 되었다.

즉, 근무 시간과 개인 시간의 경계가 흐려지고 모든 일이 삶의 연장선에서 이루어지는 것으로 인식되었으며, 언제 어디서나 업무를 편하게 처리할 수 있는 시스템과 기능은 필수적 요소로 자리잡았다.

클라우다이크는 문서중앙화에 최적화 되어있을 뿐 아니라 언제, 어디서든 데이터를 열람하고 수정할 수 있는 기능들을 우선하였다. 단연 다른 클라우드 서비스와 다른 차별화된 점이라 할 수 있는 부분으로 대용량 영상에 대한 미리보기 기능을 꼽을 수 있다.




"각 기업에선 데이터 관리팀을 따로 구성하거나 관리 인력을 충원하여 데이터 관리에 대한 자원을 할애하고 있다"


4. 팀, 부서별 권한관리로 필요한 자료만 공유할 수 있는 권한 관리 기능


쉽고 빠른 그룹별 권한 관리

데이터에 대한 중요성이 증가하면서 각 기업에선 데이터 관리팀을 따로 구성하거나 관리 인력을 충원하여 데이터 정형화, 접근 권한 관리, 데이터 시각화 등에 대해 자원을 할애하고 있다.

일례로 기업 내·외부적으로 보안이 필요한 데이터와 공유되어야 하는 데이터를 분류하고 권한을 부여하는 등의 업무도 그에 해당한다.

클라우다이크에선 데이터 관리에 대한 최소한의 자원을 활용하여 최대의 효과를 발휘할 수 있는 기능에 대해 고민하고 구성하였는데, 그 중 권한관리 기능은 각 데이터의 접근 권한을 부여받아야 하는 개인 또는 팀에게 권한을 쉽게 부여 또는 차단할 수 있기 때문에 데이터 관리에 대한 업무 효율이 크게 향상될 수 있다.




"평균 데이터 규모는 2016년 대비 약 7배 수준으로 증가하였고, 복구 불가능한 데이터 손실 경험도 2배 증가"


5. 같은 이름과 확장자의 파일은 버저닝 기능으로 히스토리를 체크하고 복구할 수 있는 기능

버저닝을 통한 데이터 관리

Dell EMC가 전 세계 기업들의 데이터 보호 현황과 전략 성숙도를 조사 분석한 ‘글로벌 데이터 보호 인덱스(GDPI)’ 2018년 보고서에 따르면, 데이터의 가치와 데이터 보안의 중요성에 대한 기업들의 인식이 전반적으로 높아졌으나 데이터를 잃을 수 있는 리스크는 오히려 증가한 것으로 나타났다.

평균 데이터 규모는 2016년 대비 약 7배 수준으로 증가하였고, 복구 불가능한 데이터 손실 경험도 2배 증가한걸로 나타났다.

이러한 데이터에 대한 복구 불가능한 손실 리스크를 최소화하기 위해 클라우다이크에선 각 데이터의 버저닝 기능을 탑재하여 데이터를 이전 상태로 복구하거나 보호할 수 있는 기능을 추가하였다.

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